週4在宅勤務してわかったリモートワークのテレビ会議をうまくすすめるコツ

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今、コロナウイルスの影響にて在宅勤務が続いています。
週1回のみオフィスに出社するような状況です。
週4日在宅勤務やっていると必要になってくるのがテレビ会議
私はもともと出張が多く、出先からオフィスのメンバとテレビ会議をすることは日常でしたのでテレビ会議自体にそんなにハードルは高くありませんでした。
ですが、たくさんテレビ会議をこなしてコツがわかってきましたので、この記事ではそんなコツを共有したいと思います。
特に、テレビ会議だとうまくコミュニケーション取れないかもと思われている方に少しでも参考になると嬉しいです。

おすすめのテレビ会議システム

まずは何を使ってテレビ会議をするかですが、私はMicrosoftのSkypeをおすすめします。

Skype | 無料通話とチャット用のコミュニケーション ツール

私は会社でOffice365を使っているので有料版のSkypeを使っていますが、無料版でも十分です。
無料で使えるテレビ会議のシステムはいくつかありますが、Skypeは実際に使ってみて不便な点がありません。

もう一つZoomという無料のテレビ会議システムもあります。
こちらでも問題ないと思います。
とにかくまずは無料版ではじめてみるといいですね。

今の所、これからテレビ会議を始めるならSkype、Zoom以外を特に選んで使う必要性は感じていません。
どちらのシステムも社内、社外の方と手軽にテレビ会議することができます。
日常的な打ち合わせでは、画面を共有する機能があれば十分だと思います。

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テレビ会議をうまくすすめるコツ

では、私が意識しているテレビ会議をうまくすすめるコツをご紹介します。
どれもコミュニケーションをよくするためのコツです。

映像をONにする

まずは基本的なところですが、映像をONにすることは必須だと思います。

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テレビ会議に慣れていない人は恥ずかしくて映像をOFFにする傾向があります。
もちろんそれでも会議はできるのですが、ただでさえ離れて実施する会議です。
顔の表情が少しでも見えていると安心します。
聞いてくれているという安心感がとても大切だと思います。

できれば音声ミュートしない

テレビ会議をやっていると、音声を聞き取りやすくするために発言者以外をミュートすることがあります。
これはこれでいいのですが、コミュニケーションという側面から見た時には非常に障害になると思っています。
発言している人は無音の中で発言することになりとても不安。
また、これから発言しようとする際にミュートを解除するという操作が入ります。
いつもの会議のようなスムーズさがないですよね。
ですので、できればミュートせずに会議できるといいと思います。

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もちろん、方針を説明するような一方的な会議の場合にはミュートにすべきです。
ですが、日常的に行われるディスカッションが発生するような会議ではミュートにすべきでないと考えます。

いつも以上の相槌を

映像をオンにして、音声ミュートを解除した状態で意識したいのが相槌
これは意識的にやりたいことの一つです。
離れて会議をやっていて一番しんどいのが「聞いてくれてるの?」という感情。
普段の会議だとなんとなく空気感とかがあってわかると思うのですが、テレビ会議だと全くわかりません。
ですので、意識的に相槌をうつようにしています。
頷くのはもちろん、「うん」「そうですよね」という言葉を必要以上にはさむようにしています。
ちょっとうざいかもと思われますが、聞いているかどうか不安を感じるよりはましだと。
みんなでコミュニケーションを作る意識は必要です。

全員ひとりで参加する

実際に日常的にやってみて気づいたことですが、全員がひとりでテレビ会議に参加するべきだと思いました。
これは、オフィスに出社しているメンバと在宅しているメンバとでテレビ会議をやった時に気づいたのですが、オフィスに出社しているメンバは会議室に集まって1台のパソコンでテレビ会議に参加していたのです。

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会議の中で、オフィスのメンバ間でディスカッションすることがあり、その際に在宅で1人で参加しているメンバが取り残された感がありました。
その会議に参加されていた他のメンバに聞いてみたのですが、同じ感覚を持っていました。
全員がリモートで参加しないとコミュニケーションがフラットにならないんですね。
これは人数が増えるほどそう感じると思います。

それからはなるべく全員がテレビ会議には個別にリモートで参加するようにしました。
オフィスに出社していても自席から参加してもらうようにしています。
そうすることで、まさにどこから参加しても同じ、フラットなコミュニケーションを作ることができています。
フラットなコミュニケーションはよい議論の大前提です。

議事録は動画とOneNoteに

会議の議事録ですが、テレビ会議システムを使うと動画で残すことができます。
Skypeももちろん大丈夫です。

細かい内容は動画を見ればわかりますので、決定事項や要点をテキストで私はOneNoteにまとめています。
OneNoteもSkype同様、Microsoftの製品で、こちらも無料で使えるアプリです。
Skypeと同じアカウント(ID)で利用できますので便利です。
その便利さや、使い方についてはこちらの記事で詳しく紹介していますのでごらんください。

テレビ会議をうまくすすめるためのコツ

ということでこの記事では在宅勤務などでテレビ会議をうまくすすめるためのコツをご紹介しました。
主に、コミュニケーションよく、テレビ会議をすすめるためのコツです。
会議の進め方などは普通の対面の会議と同じだと思いますが、ここで紹介した内容はテレビ会議ならではだと思います。
今後、テレビ会議の機会も増えてくることが多いと思います。
そんな時にこの記事が参考になりますと嬉しいです。

なお、テレビ会議におすすめのパソコンがあります。
MicrosoftのSurface Proです。

ここで紹介したテレビ会議のシステムがSkypeということもありますが、内蔵されたカメラや、マイクの性能もかなりよいので快適にテレビ会議できると思います。
私は在宅勤務のさいには特別にWebカメラやヘッドセットを使うことなく、このSurface1台でテレビ会議してますがかなりいいです。
モバイル性能も高いのでおすすめですよ。
詳しくはこちらの記事をごらんください。

なお、わたしの在宅勤務の環境については、おすすめの在宅勤務環境にて詳しく紹介しています。
在宅勤務のモノ選びに悩まれている方は参考にしてみてください。

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